パワーポイント作成上達のためのシンプルな方法

photo credit: Nuevo MacBook via photopin (license)

パワーポイント(以下パワポ)作成上達の方法を以下にまとめてみました。

そもそも上手く作る必要があるのか

まずパワポ上達の方法を述べる前に、そもそも上手く作る必要があるのか、について考えないといけませんね。(上手いパワポとは何か、については後半に記述)

私個人的にはこのように考えています。

本当に必要な場合を除いて、パワポを上手く作る必要はないと思っています。パワポ作成は基本的に時間のムダで、その行為自体は基本的に何も生み出さないからです。

例えば以下のような場合には美しく作る必要は無いでしょう。

簡単な報告や社内共有用の場合

自分の身内に対しての簡単な報告のために、美しいパワポを作るのは時間のムダです。ただ、大企業などの関係者が多い組織においては、下の人が上にプレゼン資料を持って行く際にはある程度の質が必要かもしれませんが。

大勢に向けて話す際の資料を作る場合

講演などで使うようなパワポも「上手く」作る必要はないかと思います。もちろん大勢に向けての講演なので、汚い資料ではいけませんが、データや情報がぎっしり詰まったいわゆるコンサル的な資料はここでは不要です。むしろ後ろの客でも見えるように文字は大きく少なくあるべきです。

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本当に必要な場合

では本当に必要な場合とはどんな時でしょうか。

それは社外の人相手に、データや情報が豊富な資料などを持っていく時です。その書類は口頭のプレゼン時に使われるだけでなく、相手が後で参照するために使われます。なので、文字などの情報量が豊富でもそれは必ずしもネガティブではなく、むしろ相手にとっては役に立つ場合が多いのです。

パワポ上達のためのシンプルな方法

それでは上記の「本当に必要な場合」、つまりデータや情報が豊富な社外向け資料を作る場合に、上手く作る方法を以下に示します。

これはスポーツでも何でも同じで、パワポに限った話ではありません。

何かを上達させるための一番効率的な方法は、上手い人を見つけてそれと自分の差分を埋めていくことです。

例えば将棋を初めて学ぶ人は、まず定石を覚え、そこから上手い人の棋譜などを研究して上達してきます。

普段何気なく作っているパワポも、将棋などと同じように定石があり、まずそれを学ぶ事が大切です。

そしてその後、パワポ作成の達人達の真似をしていけばいいのです。

パワポの「定石」

例えば以下の2つのスライドを見てみましょう。上はマッキンゼーの人が作ったもの、下は恐らくライフネット生命の岩瀬大輔さん(元コンサル)が作ったものです。全く違う内容ですが、何だか似てますね。

これは、パワポ作成にも「定石」があって、みんなそれを基本にしているからだと思われます。

財政融資資金貸付金残高の縮減に向けた証券化活用の課題と提言
スクリーンショット 2015-03-15 午後6.48.07

成長可能性に関する説明資料|ライフネット生命保険
スクリーンショット 2015-03-15 午後6.45.49

実際のパワポ作成に入る前に、まずは基本となる「定石」をいくつか身につけましょう。例えば代表的な定石には「1スライド1メッセージ」があります。

パワポでよくありがちなのが、1ページにやたら情報を詰め込みまくって結局何が言いたいのか分からないこと。「1スライド1メッセージ」の定石を守ることによって、それを防ぐことができます。

ppt

このように、パワポ作成の助けになる定石は他にも沢山ありますが、それらはこの手の本を読めば簡単に学べます。

パワポの達人に学ぶ

私がこれまで一緒に仕事をしてきた中でダントツでパワポ作りが上手かったのは、やはりマッキンゼーやボスコンといった「戦略コンサル」出身の人達でした。彼らは大企業のマネジメントらを相手にしているので、当然ながら資料もそれなりの質が要求されますよね。

パワポが「上手い」というのは、見た目だけではなく、ちゃんとスライドが流れるようなストーリー構成になっているか、データやチャートによって効率的にメッセージが伝えられているか、などの中身の部分も大きく関係しています。

彼らの資料を研究して彼らが如何にしてメッセージをスライドに表現しているかを学んでいきましょう。以下に彼らのスライドの例があります。

プレゼン1つで3,000万!戦略コンサルのプレゼンテーションまとめ

資料作りに時間をムダにしてはいけない

最後に、

DeNAの創業者である南場智子さんは、マッキンゼーで長いこと働いていましたが、以前講演でこんなことを言っていました。

自分の事業や夫の病気などの経験から、私は残りの10年間をこの3つに捧げると決めました。

健康、教育、ゲーム/エンジニアの地位向上、です。

でも本当に全てやるとしたら20年は必要です。

あと10年早く気づいていれば…

マッキンゼーに11年くらいいたのですが、そこでひたすらキレイなチャートを書いていた時間は何だったのか。

資料を上手く作れることは時に役立つスキルである一方、資料作成そのものが目的化してしまってはいけません。

この記事のタイトルとは逆説的になってしまいますが、私たちが目指すべき1番の状態は、「資料作成をしなくてもいい状況を作り出すこと」だと思います。例えばAmazonのジェフベゾズCEOは、パワポが嫌いでパワポを禁止にしていますよね。

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